- Morelos, primera entidad que lo multiplicará entre los Sujetos Obligados.
- El Sistema Automatizado de Gestión y Control de Documentos (AGN) estará listo en dos meses.
El Instituto Morelense de Información Pública y Estadística (IMIPE), será el primer Órgano Garante de Transparencia en el país, que llevará a cabo la implementación de su Sistema de Gestión Documental (REGESTUM), el cual permitirá registrar y controlar procesos de producción, organización, consulta, valoración y conservación de archivos generados por las instituciones públicas en el estado.
Para ello, la comisionada presidenta del IMIPE, Dora Ivonne Rosales Sotelo, llevó a cabo la firma de contrato con el director del Colegio Mexicano de Archivología (Colmexa), Quintin Osorio Huacuja, a fin de que dicho sistema esté listo en dos meses y los sujetos obligados de Morelos puedan capacitarse e implementarlo como parte de sus competencias internas y a su vez cumplir con lo que establece el artículo 12 y 45 de la Ley General de Archivos.
Rosales Sotelo, destacó que los archivos son la base del derecho de acceso a la información, por lo que mantener un orden en los mismos se vuelve vital para garantizarlo.
“Estamos apostando no solo a la profesionalización de los encargados de los archivos, sino a reivindicar el rol de quienes se encargan del trato de los documentos. Con este sistema buscamos la conservación documental y el perfeccionamiento del perfil de quienes tienen en sus manos la ardua tarea de mantener la historia de las instituciones y las decisiones a través de los registros documentales”, recalcó Rosales Sotelo.
Por su parte el titular de Colmexa, Osorio Huacuja refirió que el sistema controlará todos los procesos de la dependencia, minimizará los riesgos de error en la generación e integración de expedientes, además de generar de manera automática las actividades referentes a los procesos técnicos archivísticos.
Asimismo, destacó que este tipo de sistema es operado por instituciones como el Archivo General de la Nación (AGN), por lo que Morelos se convierte en pionero para implementar, en lo local, procedimientos que permitan controlar toda la gestión documental.
REGESTUM cumple con los requerimientos que establecen los Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos que expidió el Archivo General de la Nación, permitiendo facilitar el trabajo administrativo de las instituciones, disminuyendo gastos y la recuperación de la información, cumpliendo con el ciclo de vida de los documentos.